Créer un document accessible avec Microsoft Word

Navigation dans un document structuré

Si la structure du document est séparée de son contenu, le lecteur d'un document Word peut naviguer rapidement dans la liste de ses titres grâce à diverses fonctionnalités de l'éditeur de texte.

La fonction "Explorateur de documents" du menu "Affichage" fournit une aide essentielle pour naviguer dans le document. Elle permet en effet de visualiser sur le même écran la structure et le contenu du document. Un clic sur l'un des titres affichés sur la gauche de l'écran permet d'aller directement au contenu du paragraphe suivant ce titre. Cette fonctionnalité est très utile pour visualiser si le document est structuré correctement.

Un autre moyen de naviguer dans le document est d'utiliser le mode plan qui se trouve aussi dans le menu "Affichage".

Création d'une table des matières

Pour créer une table des matières à partir des styles définis dans le document, procéder de la façon suivante :

1. Positionner le curseur à l'endroit où la table des matières doit être insérée, généralement en début de document.
2. Aller dans le menu "Insertion", "référence", "tables et index".
3. Choisir l'onglet "table des matières".
4. La boîte de dialogue qui s'ouvre permet de personnaliser l'affichage des numéros, leur position, les caractères de suite constituant l'aspect général de la table des matières.
5. Choisir aussi dans cette boîte les niveaux de titres qui seront affichés dans la table des matières. Par défaut, le niveau de titres est fixé à 3, mais ce nombre peut être modifié en saisissant le niveau souhaité.
6. Confirmer les choix par "OK". Word insérera alors une table des matières récapitulant les parties et paragraphes qui ont été définis dans des styles avec des liens vers ces parties et leurs numéros de page.

Remarque : Si des modifications doivent être faites dans le document, ne pas oublier de mettre à jour l'ensemble de la table des matières. Pour cela, se positionner sur l'une des entrées de la table des matières, effectuer un clic droit et choisir "mettre à jour les champs". Veiller à sélectionner la mise à jour de toute la table. Sinon, les numéros de page risquent de ne pas être actualisés.

Vérifier la cohérence de la table des matière est une façon de vérifier la structure du document. Vérifier éventuellement sa fonctionnalité avec les aides techniques.