Créer un document accessible avec Microsoft Word

Lorsque les conseils décrits aux différents chapitres de ce guide sont respectés, les conditions sont optimales pour que le document soit converti au format PDF, sans perte de structure ni d'information, et qu'il conserve la plupart de ses propriétés pour un lecteur handicapé visuel. Plusieurs outils sont disponibles pour réaliser cette opération. Ils sont décrits ci-dessous.

Le logiciel Adobe Acrobat contient une macro permettant d'afficher dans la barre d'outils des applications Microsoft Office un bouton pour la conversion au format P.D.F. Cette macro est intitulée "PDF maker". Elle est compatible avec toutes les versions de Microsoft Office à partir de la version 2000 et à l'exception de Microsoft Office 2007.

Il est également possible d'imprimer un document dans un fichier P.D.F. à partir d'un document créé sous une application Microsoft Office.

Enfin, Adobe Acrobat permet de convertir les documents d'applications Microsoft Office au format PDF en les ouvrant dans le logiciel Adobe Acrobat et en effectuant les conversions appropriées.

En ce qui concerne Microsoft Office 2007, il n'existe pas encore d'outil de conversion d'Adobe. Microsoft met à disposition un module externe pour convertir les documents d'applications Microsoft Office au format PDF, mais la conversion n'est pas encore parfaite. Les notes de bas de page ou de fin de document ne sont pas cliquables lorsque le document est converti en P.D.F. Une future mise à jour d'Adobe Acrobat devrait résoudre ce problème.

Convertir à partir de la barre d'outils d'une application Microsoft Office

La macro PDF maker affiche un bouton de conversion au format P.D.F. dans la barre d'outils des applications Microsoft Office. Pour visualiser ce bouton, s'assurer que la macro PDF maker apparaît bien dans les barres d'outils affichées. Pour l'activer, aller dans le menu "affichage", sélectionner le sous-menu "barres d'outils" et cocher la barre d'outils PDF maker.

Avant de convertir un document en P.D.F., il est nécessaire de paramétrer les options de conversion du document. Avec la macro PDF maker 8.0, sous Word 2003, par exemple, procéder de la façon suivante.

1. Dans le menu "Adobe PDF", choisir l'option "modifier les paramètres de conversion".
2. Une boîte de dialogue apparaît. Elle contient 4 onglets.
3. Dans l'onglet "paramètres", une case permet d'afficher ou non le fichier P.D.F. après la conversion. Ne pas cocher la case "demander le nom du fichier P.D.F." pour qu'à la conversion le fichier P.D.F. ait le même nom que le fichier source. Trois cases permettant de convertir les informations sur le document,d'ajouter des liens et d'ajouter des signets au fichier P.D.F. sont cochées par défaut. Les laisser cochées.
4. Dans l'onglet "protection", cocher la case permettant la lecture du document par les lecteurs d'écran. Cette option est cochée par défaut. Si d'autres modifications concernant la sécurité doivent être faites, il faut veiller à ce que la case permettant la lecture par les lecteurs d'écran reste cochée.
5. Dans l'onglet "word", cocher la case permettant de convertir les commentaires en notes dans le fichier P.D.F ainsi que la case permettant de convertir les références croisées et la table des matières en liens. Cocher égalmeent la case pour convertir les liens et notes de bas de page. Afin que le plus grand nombre d'indications possibles soient converties, nous conseillons également de cocher la case pour activer le balisage avancé.
6. Dans l'onglet "signets", une option permet de convertir les styles de type titre 1, titre 2 ou tout autre style spécifique, en signets. Il est possible de cocher soit la case permettant de convertir les styles de type titre 1, titre 2... en signets, ou de cocher la case permettant de convertir tout style créé en signets, ou de cocher les deux cases relatives à la conversion des styles en signets. Si le document contient des styles avec un niveau hiérarchique qui n'est pas continu (par exemple un titre 2 puis un titre 4), PDF maker insérera un signet vide pour chaque niveau hiérarchique manquant.
7. Sélectionner "OK" pour sauvegarder les paramètres.

Pour convertir un document Word au format P.D.F., cliquer sur le bouton approprié dans la barre d'outils de PDF maker et la conversion commence.

D'après les tests que nous avons effectués, les signets, les notes de bas de page et de fin, les titres, la table des matières sont bien convertis. Les commentaires des images sont également bien restitués. Cependant, les changements de langue et les intitulés de formulaires ne semblent pas encore fonctionner. Il faudra se servir du logiciel Adobe Acrobat pour affiner la conversion.

Imprimer un document dans un fichier P.D.F.

Notons que cette méthode ne permet pas de créer un document P.D.F. accessible après avoir effectué l'impression. Pour que le document soit accessible, il est nécessaire de le retravailler avec Adobe Acrobat, en éditant les "balises" appropriées. Pour créer un document P.D.F. dans Word avec la fonction d'impression, procéder de la façon suivante.

1. Dans le menu "fichier", cliquer sur "imprimer".
2. Dans la liste des imprimantes, choisir "Adobe PDF". Il est possible de régler un certain nombre de paramètres de l'impression P.D.F. en allant dans les propriétés de l'impression P.D.F.
3. Il faudra ensuite donner un nom au fichier à convertir et spécifier l'endroit du disque où il devra être sauvegardé.
4. Une fois que le fichier aura été créé, l'ouvrir dans Adobe Acrobat et ajouter les balises nécessaires à son accessibilité.

Convertir au format P.D.F. à l'aide d'Adobe Acrobat

Afin de convertir les en-têtes en signets, il faut utiliser l'option "ajouter favoris aux documents P.D.F". Pour garder l'utilisation de liens dans les documents P.D.F, il faut utiliser l'option "ajouter lien". Dans l'onglet "Word", il est possible de garder les options incluses dans un document Word comme les références croisées, la table des matières, les notes de bas de pages et les notes de fin. En ce qui concerne l'option pour convertir les en-têtes de Word en favoris, si l'ordre des en-têtes est discontinu, Adobe Acrobat insère des signets vides. Pour cette raison, il est important d'utiliser une hiérarchie continue dans la structure d'un document.

La conversion de tableaux et de formulaires au format P.D.F. peut ne pas s'effectuer correctement. Il sera donc nécessaire d'utiliser Adobe Acrobat pour ajouter les balises d'en-têtes de tableaux appropriées et les balises relatives à l'accessibilité des champs de formulaires. Pour plus d'informations, consulter l'aide d'Adobe Acrobat.

Adobe Acrobat permet de définir la langue du document et tout changement de langue dans le document. Ces informations seront très utiles pour permettre aux synthèses vocales de prononcer le texte dans la langue appropriée.

Utiliser un lecteur d'écran pour évaluer l'accessibilité du document P.D.F. converti. Le lecteur d'écran Jaws version 7.10, détecte les en-têtes, les changements de langue, lit les en-têtes de tableaux.

Un lecteur d'écran permettra aussi de savoir, dans le cas où le fichier P.D.F. est sécurisé, si ce fichier peut être lu par une synthèse vocale. En effet, si la case permettant de lire le document par un lecteur d'écran a été décochée par erreur, le logiciel de synthèse vocale indiquera, à l'ouverture du document, que celui-ci est protégé.

Pour évaluer si l'ordre de lecture a été respecté, enregistrer le document en TXT et comparer.