Créer un document accessible avec Microsoft Word

Pour qu'un formulaire soit accessible, plusieurs règles doivent être respectées :

• Les champs du formulaire doivent être "éditables",
• Les champs du formulaire doivent avoir une description pour que l'utilisateur d'un lecteur d'écran puisse savoir à quoi correspond chaque champ.
• Un ordre de tabulation doit être prédéfini pour que l'utilisateur puisse naviguer d'un champ à l'autre dans un ordre logique.

Pour créer un formulaire accessible, il est tout d'abord nécessaire d'afficher la barre d'outils des formulaires. Si cette barre d'outils n'est pas présente à l'écran, (ce qui est souvent le cas), elle devra être activée de la façon suivante.

1. Dans le menu "Affichage", choisir le sous-menu "barres d'outils".
2. Une liste déroulante énumérant toutes les barres d'outils disponibles s'affiche.
3. Utiliser les flèches de direction pour atteindre la barre d'outils "formulaires" qui n'est pas cochée par défaut.
4. Cocher cette barre d'outils en appuyant sur la barre d'espacement ou simplement sur la touche "entrée".
5. La barre d'outils des formulaires viendra s'ajouter à celles qui sont déjà activées dans le logiciel.

Avant de rendre le formulaire proprement dit accessible, écrire et mettre en forme tout le texte se rattachant au formulaire : titre du formulaire, questions, explications. Il sera ensuite possible de créer des zone d'édition, des cases à cocher et des listes de choix selon les besoins du formulaire.

Créer des zones d'édition accessibles

Pour créer une zone d'édition dans laquelle l'utilisateur devra saisir son nom, procéder comme suit :

1. Placer le curseur à l'endroit où doit apparaître le champ d'édition du nom.
2. Cliquer sur le premier bouton de la bare d'outils des formulaires intitulé "zone d'édition".
3. Une zone d'édition apparaît à côté du mot nom :.
4. Effectuer ensuite un clic droit sur cette zone d'édition et choisir "propriétés". Les propriétés peuvent aussi être sélectionnées dans la barre d'outils formulaires.
5. Dans la boîte de dialogue des propriétés du champ, il est possible de donner un texte par défaut à ce champ. Il s'agit d'un texte qui sera inséré dans le champ de saisie nom. Il n'est pas nécessaire de remplir ce champ, car cela obligerait l'utilisateur à effacer le contenu du champ pour écrire son nom.
6. Cette boîte de dialogue permet également de définir quel est le type du champ de formulaire : un champ contenant un texte ordinaire, des nombres, la date, l'heure.... On peut aussi limiter ou non la longueur maximale du texte à saisir dans ce champ. Si le champ concerne un code postal, on pourra limiter sa longueur à 5 caractères, par exemple, pour un code postal français.
7. Cette boîte de dialogue permet aussi de définir le format du texte contenu dans le champ : texte en minuscules, majuscules, premières lettres en majuscules...
8. Activer ensuite le bouton "texte d'aide". Cette nouvelle boîte de dialogue contient deux onglets : le premier, intitulé "barre d'état" permet d'afficher dans la barre d'état un texte d'aide qui sera également lu par un lecteur d'écran. Le second onglet intitulé "touche f1" permet d'afficher ce même texte d'aide ou un autre texte lorsque l'utilisateur appuie sur la touche f1. Il est recommandé de saisir dans les champs d'édition appropriés de chaque onglet l'intitulé du champ et, si besoin, tout détail indispensable, tel que "5 caractères maximum".
   Remarque : le texte d'aide est limité à une longueur maximum de 138 caractères.
9. Sélectionner "OK" pour sortir de la boîte de dialogue sur le texte d'aide, et de nouveau "OK" pour enregistrer toutes les propriétés du champ.
10. Pour chaque champ d'édition prévu dans le formulaire, recommencer l'opération.

Première méthode :

Pour chaque champ de formulaire, si une aide est disponible, elle apparaîtra dans la barre d'état. Il est alors possible de déterminer si cette aide est explicite ou non. Si le texte d'aide a aussi été assigné à la touche f1, il apparaîtra lorsque l'on appuiera sur cette touche. Il suffit d'apuyer sur la touche entrée pour revenir sur le champ de saisie ou tout autre élément du formulaire.

Deuxième méthode :

Parcourir le formulaire avec la touche de tabulation en se servant d'un lecteur d'écran. Vérifier si les textes d'aides sont indiqués par le lecteur d'écran.

Pour une meilleure lisibilité du formulaire, il faut veiller à ce que le mode d'affichage du formulaire soit "impression" ou "normal". Faire aussi en sorte que la barre d'outils des formulaires ne soit pas cochée lorsqu'on lit ce formulaire avec un lecteur d'écran.