Créer un document accessible avec Microsoft Word

Il est primordial que l'organisation hiérarchique du document soit bien définie. Cela permet au lecteur, de se faire immédiatement une idée claire de la façon dont le document est construit, de sa logique.

Pour un lecteur voyant, la structure du document est mise en évidence par la mise en page et la typographie. Pour des lecteurs utilisant le braille ou la synthèse vocale, la structure n'est perceptible que si le texte électronique contient des balises indiquant où sont les titres, sous-titres, ou autres éléments de la structure.

Utiliser les fonctions permettant de hiérarchiser le texte

Il est important d'utiliser correctement les fonctionnalités offertes par Word, pour structurer un document.

L'avantage de cette pratique sera triple:

1. La navigation dans le document sera possible pour une personne utilisant le braille ou la synthèse vocale.
2. La gestion du style graphique du document sera beaucoup plus facile, ainsi que sa modification ultérieure.
3. Cette structure pourra être conservée lorsque le document sera converti dans d'autres formats que celui de Word.

Titres et sous-titres

Word propose différentes procédures très simples pour structurer et hiérarchiser un texte. Il faut y penser au moment où l'on commence à créer le document, pas après coup.

Paragraphes

Un paragraphe est par définition, une portion de texte comprise entre deux retours à la ligne. Il est inutile d'aérer les paragraphes successifs à l'aide d'un double, voire triple, retour à la ligne. La bonne méthode consiste à paramétrer l'espacement avant et après le texte.

Listes

Si le document contient des énumérations, il faut utiliser la fonctionnalité "Puces et numéros" du menu "Format". On peut directement y accéder par les icônes "Numérotation" et "Puces" de la barre de mise en forme. Mais surtout ne pas créer de pseudo-listes en insérant des tirets sous forme de signes "-" ou autres caractères spéciaux peu standards. Car ces listes ne pourront pas être lues correctement, ni converties dans d'autres formats tels que le HTML ou le PDF.

Colonnes

Si le texte du document doit être disposé sur plusieurs colonnes, il faut utiliser la fonction appropriée de Word et surtout éviter de construire ces colonnes avec la touche tabulation, ou par l'artifice d'un tableau.

Titres et sous-titres

Microsoft Word dispose de styles pré-définis qu'il est possible d'utiliser pour définir la structure d'un texte. A la création d'un document, Word propose trois niveaux hiérarchiques pour les titres (Titre 1, Titre 2, Titre 3). Ces styles peuvent être activés à l'aide de l'outil "Styles et mise en forme" de la barre de mise en forme.

Ces styles s'appliquent à tout un paragraphe. Pour cela, placer le curseur dans le paragraphe souhaité, puis sélectionner le niveau hiérarchique dans le menu proposé.

N.B. Il est possible également de passer par le menu principal Format, sous-menu Styles et mise en forme....

Il est également possible d'enrichir les styles prédéfinis. Ainsi, pour chaque niveau de titre, la police, la taille des caractères, une couleur, un soulignement, l'espacement avant et après, l'interligne, la numérotation/hiérarchisation etc... peuvent être définis. Ceux-ci s'appliqueront à tous les titres de ce niveau dans le document.

Il est aussi possible de créer des styles personnalisés et de leur donner un nom de son choix, pour des besoins particuliers, tels que des encadrés. En général les aides techniques signalent ces changements de style à l'utilisateur.

Modifier le style d'un niveau hiérarchique de titre

La bonne méthode consiste à ouvrir la boîte Styles et mise en forme, grâce à l'icône de la barre de mise en forme. Le niveau hiérarchique peut être modifié tout en gardant son nom (Titre 1, Titre 2, ..). Il est possible de sélectionner tous les niveaux hiérarchiques dans cette même boîte Styles et mise en forme et de leur appliquer directement la modification.

Remarque 1 : ne jamais utiliser les styles de titres à des fins de mise en forme uniquement.

Remarque 2 : la structure logique du document doit primer et être hiérarchique : un titre 2 doit être précédé d'un titre 1, un titre 3 d'un titre 2, etc... Ne pas passer d’un titre 2 à un titre 4 sous prétexte que le style du titre 4 vous parait plus approprié à cet endroit.

Formater un paragraphe

Pour mettre en évidence les paragraphes dans la page, il faut utiliser le menu principal "Format", sous-menu "Paragraphes"... Une boîte de dialogue permet de déterminer la mise en forme des paragraphes

Créer des listes à puces ou à numéros

Microsoft Word permet de créer des listes à puces ou des listes numérotées de façon automatique, grâce aux icônes de la barre de mise en forme. On peut aussi utiliser la fonction du menu principal "Format", sous-menu "Listes et numéros".

Créer des notes en bas de page

Microsoft Word permet d'insérer des appels de notes dans le texte, et dispose d'un style par défaut pour celà. Cette technique est très facile à mettre en oeuvre et permet de naviguer entre texte et note, facilement, à l'aide des aides techniques usuelles. Ces notes sont conservées si on exporte le document en HTML ou en PDF. On utilisera pour cela la fonction "Références" du menu principal "Insertion".

La fonction "Explorateur de documents" du menu "Affichage" ouvre une fenêtre dans laquelle apparait le sommaire du document. Il est possible d'utiliser cette fenêtre pour naviguer.Ce mode d’affichage permet de vérifier rapidement la structure hiérarchique d'un document et sa cohérence.

N.B. La fonction "Plan" du menu "Affichage" permet également de visualiser la structure d'un document.

On pourra visualiser le découpage en paragraphe en activant la fonction "Afficher les retours à la ligne" grâce à l'icône de la barre d'outils standard.

On vérifiera avec la souris, le bon fonctionnement des appels de notes et du retour au texte d'origine.

Deux exemples de documents peuvent être téléchargés :