Créer un document accessible avec Microsoft Word

Par définition, un tableau de données est une structure à plusieurs dimensions, difficile à appréhender pour un lecteur travaillant sur un terminal braille ou avec une synthèse vocale. Si le document doit contenir des tableaux de données, il est nécessaire de respecter quelques règles simples, pour que le tableau soit compréhensible :

• Utiliser la fonction "Insérer" du menu "Tableau", et surtout pas la fonction "Dessiner un tableau"
• Créer un tableau uniforme.
• Donner un titre aux lignes et aux colonnes
• Éviter de couper les lignes
• Ne pas inclure de cellules vides. Si une donnée manque, la remplacer par une mention explicite
• Ne pas utiliser des lignes blanches, ou des espaces pour aérer le tableau, mais créer l'espace requis, grâce au fonctions de formatage
• Si cela est possible, organiser les données en plusieurs tableaux simples, plutôt qu'un seul tableau complexe (Même le lecteur voyant vous en sera reconnaissant !)
• Éviter d'imbriquer des tableaux les uns dans les autres et de fusionner des cellules.
• Fournir une description d'ensemble du tableau.

Ne jamais utiliser les tableaux pour effectuer une mise en forme du texte, ou pour lerépartir en plusieurs colonnes !!! Pour colonner le texte utiliser la fonction "Colonnes" du menu "Format".

Créer un tableau uniforme

Utiliser plutôt la fonction"Insérer" du menu "Tableau" qui permet de créer un tableau uniforme, et non "dessiner un tableau".

Donner un titre aux lignes et aux colonnes d'un tableau

1. Sélectionner la première ligne ou le titre du tableau.
2. Bien qu'il ne soit pas possible sous Microsoft Word de créer des en-têtes de collonnes ou de lignes comme on le ferait en HTML, il est possible d'utiliser la fonction "Propriétés du tableau" du menu pour créer une apparence d'en-tête. Pour celà, on applique un clic-droit au tableau et on sélectionne cette fonction. Dans la boîte de dialogue correspondante, on active l'onglet "Ligne". On coche alors la case dont l'intitulé (assez obscur) dit "Répéter en haut de chaque page en tant que ligne d'en-tête". Des balises seront ajoutées permettant une meilleure restitution par les lecteurs d'écan.

Empêcher la coupure des lignes dans un tableau

1. Sélectionner le tableau :
   • en utilisant la souris ou;
   • en choisissant "tableaux", "sélectionner tableau".
2. Effectuer un clic droit et choisir "propriétés".
3. Dans l'onglet "tableaux", décocher la case "coupure des lignes sur différentes pages". Cette case est généralement cochée par défaut.

Paramétrer les marges d'une ou plusieurs cellules

La définition des marges d'une cellule permet de créer un espace autour d'une cellule sans être obligé d'insérer des lignes vides, ou des espaces. Pour configurer les marges d'une cellule, procéder de la façon suivante :

1. Sélectionner la cellule.
2. Aller dans "tableaux", "propriétés" puis "cellules".
3. Dans les options de cette boîte de dialogue, toutes les marges des cellules ou d'une cellule préalablement sélectionnées peuvent être définies.
4. Après avoir saisi les paramètres des différentes marges des cellules, sélectionner "OK".
5. Sélectionner de nouveau "OK" pour sortir de la boîte de dialogue des propriétés.

La clarté, la complétude et la cohérence du tableau seront vérifiées visuellement. Son accessibilité devra être vérifiée à l'aide des aides techniques appropriées.

Si le tableau est structuré simplement, que plusieurs cellules ne sont pas intégrées dans une même cellule, si le tableau est uniforme et que ses lignes et ses colonnes ont des titres, il est possible de le lire avec un lecteur d'écran comme Jaws par exemple.

Pour que Jaws identifie correctement les en-têtes de tableaux, il faut spécifier dans la boîte de dialogue de verbosité de Jaws quels sont les en-têtes de lignes et de colonnes.

1. Positionnner le curseur sur la première ligne du tableau, où figurent les titres de colonnes.
2. Ouvrir la boîte de dialogue "verbosité" de Jaws en appuyant simultanément sur "insert+v".
3. Descendre avec les flèches jusqu'à l'option "tableaux" qu'il faudra activer avec la barre d'espacement. Activer également l'option "Décrire le tableau". Activer "lire titres et colonnes" en appuyant plusieurs fois sur la barre d'espacement dans l'option "lecture des titres".
4. Sur l'option "définir la ligne pour les titres de colonne" appuyer sur la barre d'espacement. Jaws énoncera alors le numéro de la ligne sur laquelle se trouve le curseur et qui contient les titres de colonnes.
5. Le simple appui sur la touche "entrée" enregistrera les paramètres de verbosité de Jaws.
6. Pour indiquer à Jaws la colonne sur laquelle il y a des titres de lignes, positioner le curseur sur la colonne contenant les titres de ligne. ouvrir à nouveau la boîte de dialogue de verbosité de Jaws. L'option de définition des titres de ligne se trouve juste au-dessous de celle concernant les titres de colonnes.
7. Lorsque le curseur est positionné sur le tableau, il suffit ensuite de se déplacer dans les cellules du tableau en appuyant sur contrôle+alt+les flèches de direction (bas, haut, droite et gauche).